【フリーランス必見】請求書に電子印鑑を使ってクライアントも大満足

電子印鑑とは、紙ではなくデジタルな文書に押印するための印鑑です。

パソコンやタブレットで作成したWord文書にも、この電子印鑑を使って正式な印を付けることができます。

電子印鑑には大きく分けて2種類あります。

ひとつは、単なる画像としての印影です。

もうひとつは、押印した人が誰かを特定する情報が含まれているタイプで、これを使えば文書の改変や無断コピーを防ぐのに役立ちます。

電子文書の安全管理には、使用者情報が含まれる電子印鑑の使用が推奨されています。

電子印鑑とは、法的にも認められたデジタル文書にも適用できる、紙の印鑑と同じ法的な意味を持つツールです。

この電子印鑑の有効性は、特定の業務文書の電子化を認めるe-文書法によって支えられています。

しかし、全ての電子印鑑に法的効力があるわけではありません。

法的な力を持つ電子印鑑は、正式な認証を受けたものに限られるのです。

これは、押印する人が実際の本人であることを証明する電子証明書が必要とされるためです。

印鑑をデジタル化して電子印鑑を作ることができます。

これにより、手元にある実物の印鑑と全く同じデザインを電子文書にも使うことが可能になります。

ただし、スキャンした印鑑の画像だけでは、その文書が本物かどうか判断するのは困難で、偽造や無断コピーのリスクがあります。

実物の印鑑をスキャンして電子化する手順は以下の通りです。

無料で利用できるソフトウェア、いわゆるフリーソフトを使用することで、手軽に自分だけの電子印鑑を作成することができます。

フリーソフトでは、さまざまな文字やデザインの中から、自分の好きなスタイルの印影を選ぶことが可能です。

フリーソフトで提供されている文字やデザインは他の多くのユーザーもアクセス可能であるため、独自性に欠け、コピーされやすいというデメリットがあります。

セキュリティが重要な電子文書には、フリーソフトで作成した電子印鑑の使用は推奨しません。

無料電子印鑑のサイト

個人を特定できる情報が付加された信頼性の高い電子印鑑を提供するサービスがあります。

これらのサービスは有料ですが、印鑑に含まれる識別情報のおかげで、偽造や無断での複製を防ぐ強固なセキュリティを持っています。

このような電子印鑑は、文書の真正性を守る重要な役割を果たします。

有料の電子印鑑作成ツールはコストがかかりますが、自作や無料フリーソフトと比べるとセキュリティが高いものも多く、捺印者の識別情報を印鑑に付与できるものもあり、電子印鑑の改ざんのリスクを軽減できます。

請求書に印鑑を押すのは法的に必須ではないものの、ビジネスではスムーズな取引のために推奨されます。

印鑑を請求書に押すことは、問題の回避や相手からの信頼性の確保に大いに寄与します。

電子印鑑も実物の印鑑と同様に法的な意味を持ち、各種フリーソフトや専門サービスを利用して簡単に作成することが可能です。