【フリーランス必見】請求書作成の基本とインボイス制度を徹底解説！

商取引では、見積書や納品書といった多くの書類がやり取りされますが、中でも請求書は特に大切です。

これは、提供した商品やサービスの料金を正式に要求するためのもの。

しかし、世の中には「請求書の正しい書き方」という統一されたルールはありません。

では、どんな情報をどう書けばいいのでしょうか？

請求書の記載例

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正確な請求書を作成するためには、次の国税庁が推奨する５つの要点に注意しましょう。

請求書を作成する際、全ての人が迷いなく理解できるように、金額の表示方法には注意が必要です。

以下のポイントを押さえると間違いがありません。

請求書を作る方法は複数あり、手書きやPCで作成した書類だけでなく、PDF形式でメール送信されるものも法的な証明書として同じ価値があります。

ただし、PDFでの送付には、取引先が電子印鑑の使用を求めることがあるため、注意が必要です。

多くの場合、市販のフォーマット、ソフトウェアのテンプレート、または会計システムに内蔵された請求書機能から作成します。

郵送する場合もありますが、手間やコストを考えると、電子メールでの送付やクラウドを通じた共有が現代のペーパーレス化の動向に合わせて効率的です。

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2019年10月に消費税率は8%から10%に上がりましたが、日常生活に密接な「食品や飲料(酒類・外食除く)」については、税率を8%に保つ軽減税率制度が開始されました。

この制度のおかげで、生活必需品のコストを抑えることが可能となっています。

軽減税率制度を理解するためには、2つの異なる税率を適用する必要があるため、請求書の形式も新しく変わり、商品に応じて税率を分けて表示する必要が出てきました。

目にする請求書には、「普通の商品」と「軽減税率が適用される商品」とを区別し、それぞれの税込み価格を合計する表記が必要になります。

さらに、2023年10月1日からはさらなる仕組みの変更が予定されており、「インボイス制度」への移行が必要です。

請求書を作成するとき、個人事業主の中には締日よりも前に請求書を準備する方もいて、その場合、作成日を発行日として記入したり、一時的に空欄にしておくこともあります。

ですが、スムーズな入金を確実にするためには、発行日を正しく記入することが非常に重要です。

取引先としっかりと日付を確認し合い、どちらも同じ理解で日付を記載するように心掛けましょう。

このシンプルなステップで、お金の流れの混乱を避けられます。

個人事業主でも法人でも、請求書に必要な基本的な情報は同じです。

しかし、法人の中には特定のフォーマットでないと請求書を受け入れない場合があります。

例えば、会社名や名前の記載の横に押印（はんこを押す行為）が必要な法人もあるので注意が必要です。

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個人事業主の皆さんが特に注意すべき点は、仕事で得た収入から源泉所得税が差し引かれる場合です。

源泉所得税は、給料や報酬、賞与など収入に対して事前に税金が徴収される制度です。

例えば、ライターや講師など一定の職業においては、仕事を依頼する企業があなたの収入から税金を先に引いておくことがあります。

所得税額が請求書に記載されていない場合でも、税金を支払う義務のある企業はその税額を勘定し、報酬から差し引く必要があります。

この源泉徴収は支払いを行う側の法的な義務で、これを怠ると違反になりうるのです。

売上が多い事業者様、注意してください。

もし前々年度の課税売上が1,000万円を超えているなら、消費税の申告及び納税が必要です。

これにより、課税事業者の義務を持つことになります。

反対に、売上が1,000万円以下の場合、消費税の納税からは免れ、「免税事業者」として扱われますが、消費税を請求する権利は有します。

これは、免税事業者からの購入でも、購入側の企業がその消費税を税務上の控除として利用できるためです。

さて、消費税を請求書にどうやって記載するか、例として10,000円（税抜）、消費税率8%の場合の二つの方法をご紹介しましょう。

インボイス制度とは、企業や個人事業主が、仕入れや販売時に使用する請求書に関する新しいルールです。

このシステムでは、取引の詳細が記載された「適格請求書」という特定のフォーマットの請求書を発行・保管することが必須となります。

取引の日付、相手方、取引内容、合計金額、そして消費税の額を正確に記入し、これらを記録としてきちんと残すことが求められます。

なぜこれが重要かというと、適格請求書は消費税の仕入れ控除を適用する際に不可欠だからです。

つまり、正しい税額を戻してもらうための重要な手続きなのです。

個人事業主から法人事業者まで、全ての事業者がこの制度に対応する準備を整えることが今求められています。

2019年10月の税率変更により、私たちの日常に新たなルールが課されました。

それは、商品やサービスの売買に使う請求書に、税額と税率を正しく記載することの必須化です。

特に強調されなかったこの情報は、現在、異なる税率が適用されることも多く、正確な管理が不可欠になっています。

消費税の納税プロセスの透明性を高めるためです。

インボイス制度がスタートすることで、売り手と買い手の事業者それぞれに異なる影響が出ます。

まず、売り手である課税事業者にとっては、引続き消費税を納める責任があります。

このため、正式に認められた「適格請求書発行事業者」としての登録と、新制度へ対応するための請求書の整備、会計処理のシステムを準備する必要があります。

また、取引を行う相手が課税事業者として登録しているかを必ず確認することが重要です。

それは、非課税事業者との取引では消費税の控除を受けられなくなるからです。

結果的に、課税事業者同士での取引が多くなると考えられています。

一方、買い手である免税事業者の場合、年間の税込売上が1,000万円以下の場合は消費税を納める必要はありません。

しかし、消費税についての控除も受けられなくなり、実質的なコスト増となる可能性があるため、課税事業者は免税事業者との取引を控える動きが予想されます。

新しいインボイス制度下で消費税の控除を受けるためには、正式な適格請求書を受け取ったら、それをしっかりと保存することが大切です。

そして、適格請求書を出した側もコピーを保持する義務があります。

ただ、適格請求書は認定された事業者しか発行できませんので、税務署で適格請求書発行事業者としての登録が前提となります。

制度対応のためには、まずこの適格請求書発行事業者の登録を済ませ、適格請求書を発行するための体制を整えることが求められます。

このステップを踏み、ビジネスを円滑に進めましょう。

ビジネスを行う上で請求書は欠かせない書類です。

しかし、記入漏れや誤っている項目があると、資金の流れに支障をきたし、最終的には会社の経営を圧迫することになるかもしれません。

これを避けるためには、請求書の正確性がとても重要です。

さらに、今後始まるインボイス制度のような新しい法令に対応するためには、細心の注意を払って請求業務を行う必要があります。

人手だけでこれらの業務を完璧に行うことは難しく、間違いを防ぐためにも効率的なシステムを導入することが推奨されます。